13. Time-manažment realitného makléra

Time-manažment realitného makléra

 

13-1

Milí kolegovia,

sú dva hlavné dôvody, prečo ľudia vstupujú do podnikania – mať vyšší príjem a viac voľného času. Ak je úprimný záujem, vytrvalosť a dobrý smer, tá prvá méta sa dosiahnuť podarí. Tá druhá je už väčší problém. Paradoxom, žiaľ, je, že aj úspešní podnikatelia majú menej času ako zamestnanci, ktorí „štikajú“ o piatej. A tým aj menej času na rodinu, kvôli ktorej do podnikania často vstupujú.

Ak dočítate túto lekciu do konca a zamyslíte sa nad jej obsahom, ktorý sa pokúsite preniesť aj do svojho života, získate niečo, čo si nikde nekúpite a čo najviac ocenia aj vaši blízki.

Čas!

Táto časť e-kurzu bude venovaná „zarábaniu času“. Efektívne manažovanie času je téma, ku ktorej sa oplatí vracať opakovane. Sú to techniky, ktoré do krvi nedostanete hneď po prvom prečítaní, treba ich drilovať ako cudzí jazyk. Výsledok však za to bude stáť. Úsmev a radosť vášho dieťaťa, s ktorým budete šantiť počas „pracovnej doby“ a pritom stihnete urobiť viac ako kedykoľvek predtým.  

 

Ako neplytvať časom. Nástroje pre efektívnych ľudí.

Pokiaľ chceme vo svojom okolí niečo zmeniť, mali by sme začať od seba. To isté platí pri zvyšovaní výkonnosti v marketingu. V prvom rade musíme byť výkonní my sami a efektívne využívať svoj čas.

Túto lekciu chceme adresovať najmä tým, ktorí sa chcú neustále zlepšovať a zefektívňovať využívanie svojho času. Jedine pokiaľ sme efektívni, môže byť efektívne aj naše podnikanie.

 

1. Život v rovnováhe

Napriek tomu, že súčasný trend stále viac smeruje k propagácii zdravého životného štýlu a stále viac sa hovorí o vzájomnom zosúladení pracovného a súkromného života, mnohí považujú workoholizmus za niečo pozitívne.

Ľudí, ktorí robia „od nevidím do nevidím,” obdivujeme. Na kolegov, ktorí odišli z kancelárie priveľmi skoro, pozeráme krivo. Pritom, ak chceme byť naozaj výkonní pri svojej práci a sústrediť sa na ňu, potrebujeme občas aj vypnúť a zregenerovať sily. Načerpať energiu pre ďalšiu prácu pri strávení času so svojou rodinou, kamarátmi alebo pri inej voľnočasovej aktivite.

 

13-2

2. Vedieť si určiť priority

Jedna z najväčších výziev v rámci time-manažmentu je naučiť sa pracovať na tom, čo je najdôležitejšie, a nie na tom, čo „najviac horí” (hlavne, keď vám na chrbát dýcha nervózny šéf, váš klient alebo kolega, ktorý tie podklady urgentne potrebuje hneď teraz).

Na to, aby ste vedeli, čo je dôležité, musíte si vedieť najskôr správne určiť ciele. V súlade s bodom 1 by ste si pri určovaní cieľov mali, okrem otázky „Aké sú moje profesijné ciele?”, odpovedať aj na otázky:

  • Aké sú moje duševné ciele? (aké schopnosti sa chcem naučiť, čo chcem vedieť/ovládať)
  • Aké sú moje rodinné a sociálne ciele?
  • Aké sú moje finančné ciele?
  • Aké sú moje ostatné osobné ciele? (napr. zabehnúť maratón, cestovať do Číny a pod.)

Ciele si stanovujeme preto, aby sme jednotlivým úlohám vedeli pri plánovaní určiť prioritu. Ich dosiahnutie nás však zároveň motivuje a dodáva nám energiu k dosahovaniu ďalších, možno ešte väčších cieľov.

Nejasné (žiadne) určenie cieľov môže byť nebezpečné. Dostávate sa totiž do kolobehu bezcieľnosti:

 

13-3

Pri určovaní cieľov by ste sa mali držať nasledovných zásad:

  • Ciele by mali byť SMART (vysvetľujeme neskôr).
  • Formulujte ich pozitívne a motivujúco. Vyhýbajte sa záporom a negatívam. Namiesto „Už nikdy nechcem prísť na obhliadku neskoro,” napíšte „Na obhliadku chcem prísť vždy včas.”
  • Všetky si zapíšte. Ideálne na viditeľné miesto, kde sa s nimi budete pravidelne stretávať alebo sa vám budú pripomínať (upozornenia v kalendári).

Pri vytváraní a realizácii akýchkoľvek plánov sa vždy pýtajte: „Pomôže mi táto činnosť k dosiahnutiu mojich cieľov?” Ak nie, nie je pre vás prioritná.

SMART je analytická technika pre navrhovanie cieľov v riadení a plánovaní. Je to skratka anglických slov: Specific, Measurable, Achievable, Realistic a Time Specific.

S – Specific – špecifické, konkrétne ciele

M – Measurable – merateľné ciele

A – Achievable/Acceptable – dosiahnuteľné / prijateľné

R – Realistic/Relevant – realistické/relevantné (vzhľadom k zdrojom)

T – Time Specific/Trackable – časovo špecifické / sledovateľné

 

3. Áno, aj tu platí Paretov princíp

Pri filtrovaní toho, čo je skutočne dôležité, sa uplatňuje známe Paretovo pravidlo 80/20. Paretov princíp hovorí o tom, že 80 % nášho výsledku dosiahneme za 20 % nášho času. Keď to otočíme, zistíme, že 80 % nášho času trávime prácou na veciach, ktoré v konečnom dôsledku tvoria len 20 % našich výsledkov.

Preto je dôležité túto zbytočnú prácu odfiltrovať a prejsť od účinnosti (robím všetko, čo mám, čo najefektívnejšie) k účelnosti (robím len dôležité veci čo najefektívnejšie).

Tu sa veľa ľudí zastaví práve pri probléme. Rozlíšiť, čo je skutočne dôležité a čo je len naliehavé. Pomôcť vám môže aj takzvaný Eisenhowerov princíp. Podľa neho si úlohy rozčleníte na nasledovné kategórie:

Priorita A – dôležité a naliehavé. Riešim okamžite dnes (napríklad kríza).

Priorita B – dôležité pre dosahovanie určených cieľov.

Priorita C – naliehavé. Zdanlivo pôsobia dôležito, lebo sú naliehavé. Pokiaľ to ide,

odmietnite ich alebo delegujte na iných. Získate tým čas na A a B úlohy.

Priorita D – ani jedno. Zahodím do koša, odmietnem, delegujem na iných.

 

4. Naučte sa hovoriť NIE

Základné pravidlo manažmentu: Hovorte NIE vždy, keď je to možné a hovorte ÁNO, len keď je to nutné.

Jedným z najčastejších dôvodov, prečo vám pribúdajú práve úlohy zapadajúce do skupiny D, je, že od vás vaši kolegovia, nadriadení, klienti alebo kamaráti stále niečo chcú. Nehovorím, že odteraz nikomu s ničím nepomôžete. Treba však zvážiť, či vás dané úlohy len neoberajú o čas a energiu a či je skutočne nevyhnutné ich vykonať.

 

5. Plánovanie je základ

Odporcovia podrobného plánovania sú presvedčení, že zaberá príliš veľa času, ktorý by ste mohli použiť na prácu. Podľa nich detailné plánovanie bráni spontánnosti a kreativite. Ak ste však zavalený prácou a úlohami, ktoré len operatívne riešite, nielenže vám neostane žiadny čas na kreativitu a spontánnosť, ale hlavne vám neostane žiadna energia.

 

13-4

Pri akomkoľvek plánovaní by ste sa mali držať nasledovných zásad:

  • Plánovanie nemôže byť bez termínu.
  • Hlavnou zásadou plánovania je všetko si písomne zaznamenávať.
  • Všetky svoje úlohy, aktivity a termíny si okamžite zapisujte do diára alebo kalendára.

Zabudnite na vetu „To si zapamätám” alebo „To si zapíšem neskôr.” Verte, že v 80 % sa k tomu už nedostanete.

 

6. Nechajte si rezervu

Nikdy by ste si nemali plánovať 100 % svojho pracovného času. Je potrebné si nechávať rezervu na tzv. požierače času a riešenie nečakaných situácií. Pokiaľ si túto rezervu nenecháte, čo i len malé vyrušenie vám úplne nabúra váš kalendár.

Odporúčané je plánovať 60 % svojho času a 40 % si nechať ako rezervu. Ak vám ostane voľný čas, jednoducho sa pustíte do úlohy, ktorú ste mali naplánovanú na nasledujúci deň.

 

7. Ako bojovať so žrútmi času

Pred tým, ako budete čítať ďalej, sa skúste zamyslieť. Čo je v pracovnom živote najväčší žrút času? Väčšina z vás určite odpovedala vybavovanie e-mailov (prípadne telefonátov alebo korešpondencie).

Ako však s týmto problémom bojovať? Ignorovať e-maily, keď sa nám nepáči ich obsah alebo množstvo, asi nie je najlepší nápad.

Základná zásada znie: neriešiť e-maily priebežne počas celého dňa. Vyhraďte si časové úseky, kedy budete svoje správy vybavovať. Odporúčam riešiť e-maily ráno, poobede a večer a inak mailbox ani neotvárať. Zároveň však vždy, keď z mailu odchádzate, zatvárajte ho s nulovým počtom neprečítaných správ. Každý e-mail buď:

  • okamžite vybavte, ak vás to nestojí veľa času a námahy,
  • alebo si naplánujte jeho vybavenie do kalendára (v prípade, že vám jeho riešenie zaberie viac ako pol hodiny) a odosielateľovi odpíšte, kedy sa budete jeho požiadavke venovať,
  • e-mail prečítajte a neodpovedajte (ak ste len na kópii a e-mail nebol priamo adresovaný vám),
  • e-mail vymažte (spam, nepodstatné veci).

 

8. Naplánujte si dobu, kedy sa nenecháte vyrušovať


13-5Kedykoľvek je to možné, vyhraďte si denne minimálne jednu, ideálne 2 až 3 hodiny, počas ktorých budete môcť nerušene pracovať. Zavrite mail, vypnite telefón, zariaďte, aby vás kolegovia „neotravovali” a potom sa v pokoji budete môcť venovať úlohám, na ktoré sa potrebujete sústrediť.

 

Vyrušovanie je najväčší nepriateľ efektivity. Mohlo by sa vám zdať, že tá minútka, kým odpoviete niekomu na otázku, je zanedbateľná. Keď sa človek dostane do produktívneho rozpoloženia (napr. pri písaní článku) a niekto ho z toho vytrhne, trvá ďalšie desiatky minút, kým sa do toho stavu opäť dostane.

 

9. Naučte sa delegovať

Majitelia realitných kancelárií, ako aj vedúci realitní makléri určite ocenia význam kvalitného delegovania. Mnohí manažéri na popredných pozíciách majú zásadný problém s delegovaním úloh. Buď to nevedia, alebo si povedia, že si to radšej spravia sami a dobre. Ani jeden z týchto prístupov nie je správny.

Majiteľ realitnej kancelárie, ale aj vedúci maklér, ktorý už má na starosti ďalších maklérov, by mal ako prvú vec pri obdŕžaní úlohy myslieť na to, či existuje niekto kompetentný, na koho môže úlohu delegovať. Ak nemáte pod sebou spoľahlivých ľudí, chyba bude asi niekedy inde, nie v time-manažmente.

Avšak aj delegovanie úloh musí prebiehať takým spôsobom, aby bolo efektívne, výkonné a správne. Delegovanie by sa malo plánovať podľa nasledovného modelu:

  • Výsledky – Aké sú požadované výsledky?
  • Motivácia – Aký prínos prinesie delegovanie konkrétnej úlohy mne a aký kolegovi, na ktorého ju delegujem?
  • Osoba – Aké (mimo)profesijné skúsenosti má kolega a sú tieto vedomosti využívané?
  • Poriadok – Na čo treba dávať pozor? Postup, rozsah, náklady, dôležité detaily.
  • Nástroje a pomôcky – Aké pracovné nástroje a pomôcky budú potrebné? Sú k dispozícii?
  • Vybavenie.

 

10. Správa kalendára

Odporúčam používať Google kalendár, v ktorom je dobré mať napísané všetky činnosti, ktoré zaberajú viac ako pol hodiny. Na menšie úlohy odporúčam používať mobilné aplikácie, akou je napríklad Wunderlist alebo klasický diár.

 

13-6

Nech už používate akýkoľvek nástroj, existuje pár všeobecných zásad:

  • V kalendári evidujte okrem pracovných povinností aj súkromné udalosti, alebo čas na cestovanie.
  • Veľa času tiež ušetríte, ak si do kalendára nastavíte opakujúce sa úlohy. Napríklad vždy ráno od 8:00 do 9:00 vybavovanie e-mailov alebo 3-krát do týždňa behanie.
  • Rozlišujte činnosti v kalendári farebne. Môžete zvoliť prístup, kedy budete rozlišovať obhliadky, prácu v kancelárii či voľnočasové aktivity. Okrem tohto farebného rozlíšenia používajte ešte jedno. Farebne odlišujte úlohy, ktoré sa dajú prípadne ešte preložiť (ak by vám do toho niečo prišlo), a rovnako aj úlohy, ktoré už preložiť nemôžete alebo nestihnete (tzv. „deadline“).
  • Zabudnite na robenie viacerých úloh naraz. Vždy si naplánujte len jednu činnosť a menšie úlohy nechajte na blok určený pre emaily a administratívu.
  • Treba myslieť na to, že po takmer každom stretnutí, nábore či obhliadke budú nasledovať nejaké úlohy: Odpoveď, sumarizácia, príprava ponuky alebo špecifikácie, či vypracovanie dokumentu.
  • Podobné úlohy si plánujte hneď po sebe (podobné marketingové aktivity a pod.).
  • Snažte sa koncentrovať viac stretnutí v rovnaký čas a na rovnakom mieste (obhliadky nehnuteľností nachádzajúcich sa blízko seba).

 

Rada na záver

Ak chcete byť výkonný vo svojej práci, musíte mať dobre nastavený time-manažment. Správne nastavený time-manažment si následne vyžaduje sebadisciplínu pri jeho dodržiavaní. K sebadisciplíne sa dopracujete, ak ste dostatočne motivovaní.

Túto motiváciu musí v sebe nájsť každý sám. Dôležité pre vás môže byť, že stíhate v práci všetko, čo chcete, potrebujete, musíte a zároveň sa stíhate venovať vašim záľubám, sebarozvoju, priateľom a rodine. Tých pár „ťažkých chvíľ” pri plánovaní a prekonávaní sa v dodržiavaní plánu za to určite stoja.

0 Comments

Leave a reply

Kontaktujte nás

Bohužiaľ žiaden operátor nie je dostupný, ale môžete nám poslať email na ktorý Vám budeme čoskoro reagovať.

Odosielam

©2021 Zaxo and Prom Real

or

Log in with your credentials

Forgot your details?